Что анализировать на старте: чек-лист для тех, кто внедряет LMS

Подготовлено в EdMarket

Перед тем, как внедрять систему управления обучением (LMS — от англ. Learning Management System), задайте себе вопрос, а так ли оно необходимо компании? Ниже – десять важных пунктов с подробным описанием «подводных камней». Ответы на вопросы станут вашим ориентиром в собственном образовательном проекте.

1. С какой целью внедряется система онлайн-обучения (LMS)?

Задайте два главных вопроса, определяющих успех или неудачу проекта:
Что мы знаем о стратегии развития компании, основных подразделений, HR и как это сочетается с внедрением онлайн-обучения?
Какие продукты и услуги включены в нормативы продаж, показатели эффективности работы сотрудников массовых профессий (то, что им реально надо знать и то, что напрямую повлияет на бизнес)?

Для того, чтобы ответить на эти вопросы, пригласите на встречу руководителей:

• топ-менеджера, отвечающего за стратегию компании и бизнес-подразделений;
• руководителя обучающего центра, отвечающего за всю стратегию обучения;
• HR-руководителя, отвечающего за все HR-процессы в компании.

Так вы сможете сразу определить ключевые задачи, темы и пользователей для системы онлайн-обучения. На момент написания технического задания и согласования договора с поставщиком у проекта онлайн-обучения может не быть четко согласованных бизнес-процессов. Но общее понимание нужно заложить в схему, понятную всем задействованным лицам. Например, такую.

2. Что мы должны знать о людях, которые будут учиться?

• количество всех сотрудников в компании (кто-то будет учиться сразу, кто-то позднее, могут ли быть перспективы подключения партнеров и клиентов),
• количество потенциальных пользователей системы онлайн-обучения (на какую нагрузку нужно рассчитывать технические ресурсы первоначально и в перспективе),
• количество специалистов, которым будут нужны стандартизированные программы обучения (сотрудники на типовых должностях, специалисты массовых профессий — кассир, менеджер по продажам, руководитель отдела),
• кто будет основными пользователями системы онлайн-обучения (на кого нужно запланировать больше всего ресурсов),
• кадровые данные о том, сколько новичков в месяц приходит в компанию – по каким профессиям, какая текучесть, средний возраст, средний стаж работы в компании и в должности (позволит понять нужную скорость обучения новичков и соразмерить затраты на разработку контента для них со средним стажем в должности, выявить потенциальных наставников из числа опытных сотрудников).

3. Как сотрудники учатся в компании сейчас?

• Изучите целевую аудиторию, подготовьте людей к будущим переменам, найдите, какие учебные задачи будут перенесены из очной формы в дистанционную.
• узнайте, какие формы обучения существуют (тренинги, семинары, вебинары, наставничество, рассылки, корпоративные информационные ресурсы),
• проверьте, как люди относятся к существующему в компании обучению (мотивированы или не заинтересованы)
• поймите, что люди знают про онлайн-обучение и готовы ли учиться онлайн (есть ли понимание такой формы обучения, нужны ли им инструкции)
• выясните, как к обучению сотрудников относятся их руководители и готовы ли они выделить на это рабочее время,
• узнайте, учатся ли сотрудники главного офиса или только регионов, будет ли что-то меняться в этом плане при внедрении онлайн-обучения,
• проверьте, существуют ли какие-то программы комплексного обучения по темам, для профессий, для новичков,
• уточните, какие фрагменты существующих программ планируется заменить онлайн-форматами.

4. Какова потребность сотрудников компании в новых знаниях и навыках?

Эти два коротких вопроса сформируют два больших списка тем с информацией:

• темы, по которым уже есть запросы на обучение,
• темы, по которым могут возникнуть запросы на обучение в ближайшем будущем.

Выясните:

• кто является экспертом по теме и как с ним связаться,
• какие есть учебные материалы на данный момент и как давно их обновляли,
• как сейчас сотрудники обучаются по этим темам, есть ли проверка знаний,
• к какому бизнесу (подразделению) относится тема и какие еще темы связаны с этим бизнесом,
• связано ли обучение с доступом к определенным процессам (например, предоставляют ли доступ к денежным переводам только после успешной сдачи теста/экзамена).

5. Кто будет разрабатывать и обновлять контент?

К разработке контента подключайте специалистов, которые:

• потенциально смогут разрабатывать контент с помощью выбранных инструментов,
• могут определить, нужно ли обучение для разработчиков контента,
• в главном офисе являются носителями знаний об основных продуктах и услугах,
• управляют бизнес-процессами, продуктами, услугами, которые продают в регионах и предоставляют доступы после прохождения обучения,
• в главном офисе лучшие в своем узком направлении (юрист, бухгалтер, сотрудник отдела безопасности, ИТ-шник),
• в регионах лучшие в своем направлении (кассир, специалист по розничным продуктам, лучший продавец корпоративных услуг, лучший руководитель отделения),
• понимают, будет ли контент проходить рецензирование и методическую оценку,
• определяют, как часто и каким образом контент будет обновляться и при каких условиях удаляться из системы.

6. Достаточно ли технических ресурсов для обучения онлайн?

Важно понять:

• что мы знаем о ПО в регионах, какое оно, есть ли стандарты, существуют ли проблемы, умеют ли люди пользоваться ПО, чем не пользуются и почему, у каждого ли сотрудника есть компьютер и личный корпоративный аккаунт,
• кто будет администрировать системы онлайн-обучения на уровне регулярного обновления данных между ПК, создания резервных копий, помощи в случае технических сбоев на уровне взаимодействия между ПК,
• с какими ПК нужно будет настроить интеграцию данных системы онлайн-обучения, по каким полям, с какой частотой обновления, что будем делать, если обновление не произошло,
• у каждого ли сотрудника есть почтовый ящик, использует ли он его, одинаковая ли у всех почтовая программа (заметили, сколько деталей потенциально могут быть связаны только с e-mail?),
• используют ли сотрудники корпоративный портал с целью обучения или поиска информации, и если да, то какой ресурс им рекомендуется использовать, когда появится система онлайн-обучения,
• в каком состоянии контент информационных ресурсов компании (корпоративный портал, внешний сайт, внутренние сайты и сетевые папки отдельных подразделений), кто и какие доступы к ним имеет,
• в каком состоянии ПК компании, с которыми будет связана система онлайн-обучения (LMS) (система кадрового учета, корпоративная почта, корпоративный портал, CRM, системы предоставления различных доступов),
• сможет ли компания обойтись своими ресурсами, нужно ли что-то докупать или арендовать облачные хранилища.

7. Как мы поймем, что проект онлайн-обучения успешен?

На этапе, когда еще не разработано ни одного курса, не сдано ни одного теста, не получено ни одного отклика, поиск критериев эффективности кажется преждевременным. Но без понимания того, что в компании будут считать нормальным и ненормальным, качественным и посредственным, эффективным и бесполезным, оценить результаты внедрения онлайн-обучения чрезвычайно сложно. И об этом надо тоже подумать заранее.

Определитесь:

• по каким критериям эффективности будет оцениваться контент и система обучения в целом,
• как будет измеряться удовлетворенность заказчика (бизнеса) исполнителем (отделом обучения),
• от кого из задействованных в проекте лиц отделу обучения важно получать обратную связь, в каком виде и с какой периодичностью.

8. Кто будет принимать участие в проекте онлайн-обучения?
Решите:

• кто будет внедрять и развивать LMS, с какими функциями и зонами ответственности,
• кто еще так или иначе будет касаться проекта и какие у них зоны ответственности внутри компании и вне ее (подрядчики),
• кто, кроме HR, заинтересован во внедрении онлайн-обучения (бизнес, топ-менеджеры, линейные руководители — если нет, то это провал),
• какие есть ожидания от онлайн-обучения у компании, бизнеса, сотрудника.

Всех участников рынка онлайн-образования ждем на масштабную практическую конференцию по онлайн-образованию и корпоративному обучению EdMarket Lab.

9. Какие документы будут управлять работой системы онлайн-обучения?

Сформируйте список необходимой документации:

• о том, как в компании проходит обучение (из чего состоит программа обучения, как происходит заказ курсов и сдача тестов, почему установлен такой проходной балл, возможны ли повторные тестирования, какие есть варианты статистики, как происходит принятие решений по результатам обучения, кто и за что отвечает),
• о том, каким должен быть контент (размещение, обновление, блокировка, ответственные),
• о том, как оценивается эффективность обучения (кто оценивает, параметры, порядок оценки, порядок обработки результатов, принятие решений по результатам оценки),
• шаблоны, стандарты всех видов контента (требования к наполнению и оформлению учебного материала, процент визуализаций, интерактива, формат шрифта, количество слайдов; требования к составлению вопросов и ответов, рекомендации по проверке знаний через симуляторы или игры),
• документы, в которых зафиксированы изменения в LMS, анализ успеваемости сотрудников, различная статистика.

Цель всех этих документов — заранее расставить все точки над «i» и предугадать ответы на типичные вопросы:

• кто должен разработать курс (заказчик или отдел обучения, или курс будет заказан у внешнего подрядчика),
• если заказчик хочет курс, а отдел обучения рекомендует вебинар, кто прав,
• если автор курса — внутренний эксперт — просит назначить обучение по тесту, который не соответствует методологии тестирования, имеет ли право отдел обучения отказать в этом, кто должен переделать вопросы теста,
• может ли сотрудник сдать тест в рабочее время и сколько попыток у него есть,
• что будет, если сотрудник не прошел программу обучения по своей должности в установленный срок,
• кто несет ответственность за то, что все результаты тестирования за последние три дня пропали из-за отсутствия бэкапов,
• если отдел обучения разработал 100 курсов в год, это хорошо или недостаточно,
• кто виноват в том, что сотрудники не успели вовремя пройти обязательное обучение по финансовому мониторингу, из-за чего компания сорвала сроки отчетности,
• можно ли восстановить данные обучения уволенного сотрудника, который решил вернуться в компанию,
• считается ли курс, который разработан полгода назад, по умолчанию актуальным, если эксперт не убрал его из системы онлайн-обучения, или за этим процессом кто-то должен следить.

10. Как подготовить компанию и сотрудников к переменам?

Определите:

• кого привлечь в помощники на первых этапах внедрения системы онлайн-обучения (линейные руководители, эксперты, топы, другие заинтересованные лица),
• с помощью чего можно технически поддержать сотрудников (инструкции, памятки, трейлеры, поддержка в чате/в форуме/на телефоне, демонстрации возможностей),
• учтите возможные «откаты» к старому привычному способу мышления в процессе освоения нового (например, научите сотрудников читать с монитора вместо распечатки, дайте возможность тренироваться на тестах, не влияющих на KPI или профессиональный статус),
• обязательно сделайте пилотный запуск и учтите обратную связь первой группы. 

Подробности рассказываем на курсе "Менеджер корпоративного онлайн-обучения"