Как управлять e-learning проектом с помощью автоматизации и минимализма

В работе e-learning-специалиста я могу назвать два важных момента, которые помогают управлять процессами обучения в крупной компании с большим количеством сотрудников (учащихся) и насыщенной базой электронного контента. Это автоматизация и минимализм.

Автоматизация

Есть люди, знающие о существовании функционала LMS, который помогает автоматизировать различные учебные процессы, и пользуются этой возможностью. Есть те, кто не знают или не используют это по различным причинам. Например, нет инструкций или нет желания на переучивание. На мой взгляд, невозможно эффективно управлять e-learning проектом, если вы не используете автоматизацию. Потому что наверняка вы затрачиваете больше времени, чем хотелось бы, совершаете повторяющиеся действия или испытываете сложности с анализом больших объемов информации.

Возможно, для кого-то это станет открытием, но, имея LMS, многие ваши действия, как администратора системы или менеджера обучающих программ, можно упростить или отдать на выполнение программе. Нет необходимости вручную подключать набор курсов для каждого вновь приходящего сотрудника, предоставлять доступы для входа на учебный портал или назначать тесты для повторного прохождения. Это, и многое другое, умеет LMS.

Если вы только планируете покупать LMS или используете имеющуюся систему не в полную силу, узнайте детально о функционале, который поможет вам автоматизировать обучение на различных этапах:
- анализ потребности в обучении (сбор заявок, анкетирование, самозапись),
- формирование программ обучения (подключение набора учебных мероприятий в соответствии с должностью, функционалом, компетенциями сотрудника),
- прохождение обучения (возможность самостоятельного повторного заказа курсов и тестов в случае сбоев или при желании поднять оценку, информирование о назначенном обучении и напоминание о нарушенных сроках тестирования, поздравление с успешным завершением курса, генерация сертификата),
- анализ результатов обучения (использование различных фильтров, визуализированных графиков и dashboards для быстрого анализа пройденных учебных материалов, предоставление доступов для просмотра статистики руководителями).

Помимо базового функционала, который автоматизирует основные этапы обучения, современная LMS также может:
- эффективно управлять контентом (загружать курсы и тесты из обменных файлов и специальных форматов типа SCORM, помогать в обновлении информации через информирование и календарь изменений),
- интегрироваться с различными системами (например, с HR-системой для обмена информацией о новых и уволенных сотрудниках, смене должностей, наступлении отпусков сотрудников или зачислении в кадровый резерв),
- рекомендовать сотруднику различные учебные материалы, исходя из его запросов и результатов пройденных курсов, тестов, вебинаров, тренингов и других мероприятий, а также проводить адаптивное тестирование,
- управлять очным обучением (собирать заявки, формировать группы, вести учет проведенных тренингов),
- предоставлять ограниченные доступы к определенным курсам, разделам библиотеки и даже к различным версиям учебного портала,
- собирать и анализировать обратную связь от пользователей LMS,
- автоматизировать планы развития, планы преемственности и программы для кадровых резервистов, связывая назначенные учебные мероприятия с оценкой, компетенциями и различными описанными HR-процедурами.

Как видите, с помощью автоматизации можно значительно облегчить свою работу в управлении e-learning проектом.

Но, как быть, если пока в компании нет LMS, если ее функционал на данный момент по каким-то причинам ограничен или же нет четкого понимания того, что нужно автоматизировать в первую очередь. Тогда мы начинаем с шаблонов, которые помогут нам найти повторяющиеся действия, часто задаваемые вопросы, типичные отчеты и так далее. Такие действия нужно стандартизировать и оформить в удобном для использования виде:
- шаблоны курсов будут особенно полезны, если в компании есть свой штат внутренних разработчиков, не относящихся к отделу обучения (стандарт содержания курса, стандарт дизайна, шаблоны слайдов, примеры отдельных частей курса, рекомендуемые форматы для различных типов курсов),
- шаблоны анкет (обратная связь по курсу или тренингу, сбор мнений портале, запрос на обучение),
- шаблоны отчетов (отчет о работе СДО за неделю, месяц, квартал, год, отчеты по результатам обучения для различных целей),
- шаблоны ответов на типичные вопросы (FAQ и ответы по почте или в телефонном режиме),
- шаблоны для регулярных выпусков новостей и рассылок и прочих PR-кампаний,
- шаблоны документов (запросы на создание и размещение учебных материалов, приказы о назначении обучения, о подведении итогов, шаблоны планов обучения и отчетов по ним, шаблоны тех.заданий),
- шаблоны презентаций о возможностях обучения и развитии e-learning проекта (обычно такие шаблоны нужны для совещаний и для новых пользователей)

Все эти шаблоны впоследствии можно будет описать в LMS и значительно упростить свою работу. Только представьте, что новостные рассылки можно будет отправлять не вручную, а нажатием на кнопку "отправить". Целевую аудиторию для обучения можно будет выбирать с помощью удобного дерева подразделений, отфильтровав сотрудников по названию должности, подразделению или стажу работы. А руководителям больше не нужно будет по индивидуальному запросу готовить выборку с результатами обучения их сотрудников, потому что для этой цели в LMS будут существовать dashboards - визуализированная статистика, обновляемая в онлайн-режиме. И это не фантастика, а полноценная реальность в управлении корпоративным обучением.

Кстати, шаблоны не только стандартизируют учебные процессы, но и сохранят базу знаний для преемников в отделе обучения. Не редко можно встретить ситуации, когда человек внедрил e-learning и ушел из компании, а вместе с ним исчезло понимание того, как обучали, как настраивали и развивали e-learning. Когда процессы прописаны и автоматизированы, уменьшается риск того, что e-learning проект может быть приостановлен или закрыт из-за ухода менеджера внедрения.


Также читайте о том, менять ли в компании LMS.


Минимализм

Автоматизируя e-learning, необходимо помнить о риске накопления ненужной информации. Если вспомните, до появления цифровых фотоаппаратов, мы более взвешенно принимали решение о том, тратить кадр на пленке сейчас или оставить для более важного момента. Тоже самое было с печатью фотографий. Сейчас же, когда карта памяти значительно превышает количество кадров пленки, в семейных архивах поселились десятки и сотни гигабайтов снимков. И когда очередной цифровой носитель переполняется, мы просто докупаем "место". При этом у нас образуются склады фотографий, которые физически невозможно пересмотреть и все сложнее становится найти среди них действительно ценные моменты.

Аналогичная ситуация происходит с электронным учебным контентом: вначале мы радуемся тому, как много создано курсов, а потом испытываем сложности с поиском нужной информации и обновлением устаревшего материала. Поэтому давайте поговорим про идеи минимализма. В e-learning эта тема чаще всего сводится к упрощениям в разработке контента и к дизайну электронных курсов. Посмотрим немного шире, переложив идеи минимализма на различны ключевые точки e-learning-проекта. Прочитав очередную статью о веяниях в обучении на этот год, я подумала о том, что нельзя переходить к внедрению нового тренда в своей компании, не отказавшись от чего-то старого. Ведь если мы будет только накапливать, не анализируя то, что есть, то рискуем потеряться в электронных архивах. Я понимаю, что все новые идеи так заманчивы, но попробуйте сначала остановиться, сделать шаг назад и увидеть ваш проект обучения со стороны.

Этап 1. Проанализируйте, чем перегружены учащиеся.

Это могут быть длинные курсы/тесты, перенасыщенные программы обучения и неудобное использование LMS.

Этап 2. Посмотрите на то, чем перегружена команда отдела обучения.

Обратите внимание на нехватку времени для разработки качественного контента, проблемы с управлением данными и администрированием LMS вручную. Почитайте про систематизацию контента.

Этап 3. Сфокусируйтесь на основных целях e-learning проекта и постарайтесь найти точку равновесия.

Так как e-learning проект имеет достаточно много ключевых деталей, это может рассеивать внимание менеджера проекта и отвлекать от общей стратегии обучения. В такой ситуации можно погнаться за очередным трендом, который на самом деле, окажется неактуален, или выпустить из-под контроля важную долгосрочную задачу, сконцентрировавшись на текущих делах.

Этап 4. Освободите информационное пространство отдела обучения:
- избавьтесь того, что когда-либо пригодится (архивы статистики, устаревшие курсы и тесты, старые шаблоны),
- удалите то, что не применяется (бумажные и электронные дубликаты информации, устаревшие инструкции и методички, устаревшее ПО),
- выбросьте то, что используется только для украшения контента или учебного портала (слишком оригинальные шрифты, кричащие цвета, изобилие графики, анимации),
- избавьтесь от изобилия инструментов, которые были протестированы, но не применяются в работе,
- постарайтесь устоять перед соблазном заархивировать для экономии "места" или сохранить, то, что можно быстро найти в сети интернет.

Этап 4. Научитесь достигать лучшего результата, приложив меньше усилий.
Попробуйте применить основные принципы минимализма: отказ от лишнего, лаконичность, простота, точность, ясность, нейтральные цвета, простые формы, только значимое и функциональное. Посмотрите сквозь призму этих принципов на учебный портал, на процессы обучения, на каждый новый курс. Это не означает, что обучение должно стать строгим и аскетичным. На учебном портале могут быть оригинальные необычные курсы или неожиданные баннеры. И при этом они должны быть не обыденностью, а "вишенкой" на торте. В таком случае вам будет проще управлять обучением, а ученики будут избавлены от внешней когнитивной нагрузки, мешающей усвоению новой информации. Почитайте о правилах юзабилити, презентациях в стиле дзен и типографике.

Этап 5. Упростите ключевые детали e-learning проекта.

Описывая новый учебный процесс, задайте себе вопрос: есть ли способ выполнить задачу проще? Вспомните о гармонии чайной церемонии, для которой используется четко ограниченное количество предметов. Подумайте о том, что вы тоже можете выполнить свою задачу столь же просто и изящно. А далее - пройдитесь по ключевым деталям и упростите:
- учебный портал (отказ от дублирования информации, упрощение навигации, удаление украшений и лишних элементов, анализ отзывов пользователей),
- разработку электронных курсов (концентрация на цели обучения, исключение лишней и уже знакомой информации, бережное оформление слайдов, акцентирование на основной мысли, промежуточное подведение итогов),
- взаимодействие с заказчиком (создание правил взаимодействия, демонстрация готовности слушать и искать компромисс),
- взаимодействие с пользователем (возможность обратной связи, упрощение тех.поддержки, построение максимально четких траекторий обучения),
- управление проектом в целом (концентрация на одном важном деле в один момент времени, перенос типовых задач в шаблоны и автоматизация, поиск вдохновения для себя и команды, отдых).

Я не исключаю, что некоторые рекомендации относительно минимализма могут вам показаться необычными и не имеющими четких алгоритмов. Тут необходима и способность посмотреть со стороны, и готовность выйти за привычные рамки, и смелость пробовать различные подходы. Для достижения равновесия в управлении e-learning проектом менеджеру потребуется не только профессионализм, но и свой собственный стиль. И, по моему опыту, минимализм в этом очень помогает.


Комментарии

Популярные сообщения из этого блога

Что нужно знать менеджеру проекта про e-learning?

Как собрать и оформить курс: 7 уроков + методичка в pdf

Как развивается e-learning в Украине: сообщества, провайдеры, эксперты, проекты, блоги, инструменты, мероприятия и тренды