Как автоматизировать актуализацию (обновление) контента на учебном портале

Кейс из моего опыта

Введение: Достаточно часто в сфере e-learning поднимается вопрос того, как внедрить LMS (СДО), какую систему выбрать, как и с помощью чего создавать электронные курсы, как мотивировать на обучение. И редко встает вопрос поддержания актуальности контента. А вопрос ведь важный. Возможно, он появляется как проблема, которую надо решить, когда уже наткнулись (не помним, когда что обновили, кто создавал, где сейчас этот человек, кому достанется привести все в порядок, на сколько, в целом, библиотека курсов актуальна, проходят ли обучение эксперты перед созданием курсов, кто они и сколько их и т.д.)

Коллеги, управляющие СДО, задаете ли вы себе такие вопросы:

1) Какие у нас критерии актуализации?

- Как вы определяете, что нужно обновлять материал? Установлена периодичность на уровне системы (автом.рассылки)? Принимается ли решение на основе отзывов (оценки) учащихся? Принимается ли решение на основе мнения нового эксперта (рецензента), который ранее не оценивал курс?

2) Какая у нас схема актуализации?

- Прописано ли кто, когда и как обновляет материал? Или процесс произвольный в зав. от потребности. Есть ли сроки обновления? Самостоятельно ли делает это эксперт (обучают ли его) или направляет в Учебный центр? Кто несет ответственность за актуализацию (эксперт, учебный центр, вместе)? Что делать, если не обновлено вовремя – снимается ли курс, кто за этим следит?

3) Автоматизированы ли процессы обновления контента?

- Настроены ли у вас на уровне системы такие параметры, как дата размещения курса, дата его обновления, эксперт который за него отвечает? То есть не просто текстом примечание в описании, а поля в LMS, которые заполняются возле каждого учебного материала и которые можно проконтролировать в отчетах.

- Настроена ли у вас система оповещений (коммуникаций) с экспертами курсов (или теми, кто отвечает за проверку актуальности)? Если да, то какая периодичность оповещений? Есть ли статистика? Есть ли «маркер», который автоматом определяет, что нужно направить курс на доработку?

На мой взгляд, в проекте e-learning максимально должны быть прописаны и автоматизированы процессы, в том числе и по актуализации: критерии и схемы, закрепление экспертов, коммуникации, статистика и т.п.  Система должна работать, как часовой механизм, чтобы в любой момент времени можно проанализировать:

• Сколько курсов и тестов в системе, всего и % актуальных/неактуальных
• Сколько авторов (экспертов), сколько из них прошли обучение, кто уволен и не заменен
• Когда какой курс/тест обновили, что именно поменяли, история возникновения и актуализации учебного материала со всеми экспертами, которые принимали участие в работе над курсом
• По какому курсу и когда были направлены письма экспертам (автом. напоминание о регулярном обновлении)
• Открыт курс или закрыт, кто его автор, дата изменений, e-mail автор (по всем материалам с возможностью поиска и фильтром по подразделением и в целом по системе)
• Когда  и как сотрудники проголосовали за курс/тест (какую оценку и по каким параметрам проставили, суммарный балл и баллы по установленным критериям, комментарии) и т.д.

Общаясь с одним из провайдером СДО,  услышала, что процесс актуализации не имеет такого значения для других клиентов, потому многих критериев, которые нужны для автоматизации процесса обновления контента, нет.  Что-то делают вручную, пишут в описании курса, кто за него отвечает и т п.  Возможно, кол-во курсов и программ обучения небольшое или сам процесс обучения не регулярный. Или сама СДО не воспринимается как проект, которым нужно управлять, а не просто наполнять. Не берем в учет опыт провайдеров, они, в конце концов, просто работают под заказ. Если не было заказа, значит у клиентов, внедряющих e-learning, не было потребности… в  автоматизированном (с коммуникациями и отчетностью) модуле управления актуальностью контента в СДО.Очень, очень странно.

Я придерживаюсь того мнения, что LMS – это только инструмент, который нужно правильно настроить, использовать и развивать. Дело не в том, что есть плохие и хорошие, дорогие и дешевые, популярные и неизвестные, проверенные и новые системы. Дело в том, что менеджеру, который будет управлять системой, важно совместно с провайдером правильно обозначить акценты, ключевые точки и настроить процесс. А это возможно только понимая потребности компании в обучении и принимая СДО как проект со всеми вытекающими последствиями.


Кейс

Знаю, что часто компании сталкиваются с тем, что на учебном портале скапливается большое количество контента (курсов, тестов, презентаций, документов, записей видео) с непонятной степенью актуальности. Что-то разработано 5 лет назад, а что-то 5 месяцев назад. И то, и другое, может оказаться устаревшим. А когда контента много и отвечает за него большое количество людей (внутренние разработчики, провайдеры, куплено кем-то, скачано где-то), то это становится проблемой. Предлагаю вариант, как эту проблему решить, или как ее избежать, если вовремя среагировать.

Ситуация, в которой было реализовано это конкретное автоматизированное решение*:

• 20-30 тыс. сотрудников-пользователей портала
• 800 электронных курсов
• 1000 тестов (под каждый курс "подвязан" минимум 1 тест)
• 50-100 новых разработанных курсов в год
• 150-200 внутренних разработчиков курсов (из разных подразделений, городов и, даже, стран, за каждым закреплено разное кол-во курсов)
• 2 специалиста на СДО (методист и администратор),
• 2010 год реализации,
• платформа неважна, так как была основательно доработана, а автоматизация была настроена своими силами.

Некоторые цифры не помню, поэтому ориентировочно указываю.

Автоматизированное решение состояло из нескольких шагов.

Шаг 1. Прописать правила разработки и автоматизации контента.

В документах по организации дист.обучения в компании было прописано,
- как создаются курсы и тесты, как они размещаются в СДО (кто имеет право разработать курс, какое он должен пройти обучение, как подаются курсы на размещение, как проходит рецензирование и методическая оценка, чью ФИО занесут в СДО как ответственного за курс), 
- с какой периодичностью и в каком порядке происходит обновление, 
- каким образом в случае несвоевременного обновления происходит автоматическая блокировка.


Это то, на основании чего можно прописывать всю дальнейшую автоматизацию. Иначе, как можно требовать от кого-то чего-то, если он этого может и не делать. Ну и плюс, прописывая любой процесс, согласовывая его, смотришь со стороны на него и оцениваешь его адекватность и необходимость. Особенно это пригодится на этапе аргументации такой доработки, как автоматизация. И для тех, кто будет давать бюджет на доработку. И для тех, кто будет ее реализовывать за свою ЗП в рамках закрепленного функционала.


Шаг 2. Организовать упорядочение контента и информации о нем на учебном портале

1. Четкая организация курсов и тестов в библиотеке на портале. Каждый курс "привязан" к определенному подразделению, которое за него отвечает. Например, Курсы розничного бизнеса, Курсы корпоративного бизнеса и т.д.

2. Четкое наименование курса и идентичное наименование теста, который нужно сдать после прохождения курса. Так как курсы и тесты находились в различных библиотеках и требовался собственный сценарий актуализации.

3. Четко прописан сотрудник ответственный за каждый курс и тест. По отдельности для курса и теста, так как курсы и тесты находились в различных библиотеках и требовался собственный сценарий актуализации. ФИО сотрудника выбиралось из общей HR- базы учета сотрудников, а не просто вбивалось вручную.


Шаг 3. Прописать правила автоматизации обновления контента и дать задействованным лицам инструменты для воздействия на этот процесс


ТЗ для ИТ-специалистов

Это, конечно, сложно объяснить на пальцах, но так как доступа к интерфейсу у меня нет, и возможно, он уже основательно переделан, то поясняю словами. 

Было решено, что, срок актуализации - 1 год, время на актуализацию 1 месяц, после чего контент автоматически блокируется. Так как курсов и ответственных очень много, а дата размещения/обновления курса на портале, от которой отсчитывается период актуализации у всех разная, то мы настроили автоматическое уведомление авторов о том, что пора обновить свой курс. При этом сотрудники также могли сообщать о неточностях в курсах и до момента наступления срока актуализации и в случае определенного кол-ва этих сигналов, курс автоматически направлялся на обновление раньше срока. Администратор СДО контролировал в своем интерфейсе весь этот процесс. И детально это было прописано в ТЗ для ИТ-службы, которая автоматизировала процессы в СДО, связав их с HR-базой персонала, электронным документооборотом и корпоративной почтой.

Инструменты разработчика (автора, ответственного за курс)

Автоматизацией мы решали две основные проблемы, которые возникают при взаимодействии с разработчиками: 

1) забыл своевременно обновить курс (не проблема, напомним, и еще раз, и снова, и про блокировку тоже и оставим контакты и инструкции, как разблокировать),

2) не могу, не хочу некогда обновить курс (ну нет так нет, но неактуальному контенту нельзя быть в СДО, а следовательно и в обязательных программах обучения, за которыми очень следит рук-ль подразделения, в котором работает этот самый разработчик).

За 1 месяц до наступления срока актуализации на e-mail автору автоматически отправлялось письмо-напоминание с просьбой обновить. За 2 недели отправлялось письмо уже с предупреждением. И за 1 неделю отправлялось письмо о том, что курс будет заблокирован в такой-то срок. Тексты писем были составлены заранее. 

Система автоматически подставляла ФИО автора, название курса и дату актуализации и добавляла информацию об оценке курса пользователями и комментариях, которые они оставили в обратной связи с визуализацией общей оценки. Позднее было добавлено письмо-уведомление непосредственно о блокировке автору и руководителю подразделения, в котором работает автор. Обычно, он самый заинтересованный.

Инструменты сотрудников

Те, кто изучал курсы и тесты, могли так же повлиять на актуализацию. С помощью оценки курсов/тестов, формы обратной связи с критериями и возможностью оставить комментарии.  Комментарии - очень интересное чтиво.

Инструменты администратора СДО

У администратора СДО в его интерфейсе "подсвечивались" красным цветом авторы курсов, которые уволились, не успев передать свое авторство. Позднее мы доработали шаблоны на увольнение и там нужно было "перебросить" закрепленные за собой курсы. Также администратор мог увидеть, кому и когда были отправлены письма, по каким курсам в данный момент не обновлена дата актуализации. И то, какие оценки и комментарии были оставлены по определенному курсу и тесту. Это было очень удобно, когда автор, например, говорил - все ок, обновите дату актуальности, а мы ему - вот же в комментариях написано, что в разделе 3 ошибка, исправьте, пожалуйста. И также мы отслеживали общую статистику по курсам, например, 80% курсов учебного портала обновлены менее, чем год назад.


Сколько бы контента не было размещено в вашей СДО на данный момент, вам всегда будет нужна четкая информация о том, кто отвечает за каждый курс, тест, вебинар. Иначе, спустя время, будет очень сложно оценить актуальность материалов и обновить этот неподъемный пласт контента. И чем больше курсов и их авторов, тем сложнее будет задача точечного ручного управления этим процессом. Вручную управлять любым шаблонным процессом в СДО нецелесообразно. Все, что повторяется, делается по одним и тем же схемам, затрагивает большое количество действующих лиц и элементов и что можно прописать с помощью ТЗ, нужно автоматизировать.