Как быстро и грамотно перейти от тренингов к вебинарам

Вебинар представляет собой формат тренинга, организованного с помощью информационных технологий. Для проведения такого рода обучения чаще всего используются специальные платформы, оснащенные различным функционалом: трансляция видео, демонстрация презентации и рабочего стола ведущего, доска для совместной работы, опросы, тестирование, чат. Попробовать данный формат можно и с помощью Skype, правда группа будет совсем небольшая, презентацию участникам нужно будет выслать заранее, а тестирование провести на другом ресурсе. Тем не менее как тест-драйв такой вариант вполне подойдет.

Допустим, вы никогда прежде не принимали участие в вебинаре и хотите понять, что же это такое. Тогда представьте себе тренинг, в котором тренер находится не в аудитории, а за своим компьютером, и каждый участник также находится за своим компьютером (планшетом, смартфоном, в зависимости от возможностей платформы для проведения вебинаров). В принципе, ничего не мешает участникам смотреть вебинар и за одним устройством, если в данном мероприятии нет оценочных или индивидуальных заданий, что тоже возможно. Это и будет вебинар, когда в течение 1-2 часов тренер будет проводить онлайн-обучение для группы участников.

Во время обучения в формате вебинара тренер имеет возможность:

- рассказывать лекцию, подкрепляя ее жестами с помощью видео-трансляции или слайдами презентации,

- общаться с участниками с помощью чата и доски для совместной работы,

- создавать опросы и проводить оценку знаний участников с помощью тестов,

- демонстрировать свой рабочий стол (например, для пояснения работы некой программы),

- подключать других тренеров и экспертов по данной теме среди участников (давать возможность выступить с помощью видео- и аудио-инструментов, загрузить свои материалы в виде файлов или презентаций, провести опросы и так далее),

- давать ссылки на сторонние ресурсы, где участникам нужно выполнить определенное задание и отметить его выполнение в неком общем документе (как вариант учебного квеста).

Участники вебинара в свою очередь имеют возможность:

- слушать и смотреть лекцию, презентацию, демонстрацию рабочего стола тренера,

- задавать вопросы в групповом чате и индивидуально, как коллегам в группе, так и тренеру,

- участвовать в групповых заданиях непосредственно на интерактивной доске,

- отвечать на опросы, проходить оценочные тесты и выполнять индивидуальные задания.

У вебинаров как инструмента, с помощью которого можно организовать обучение в дистанционном формате, есть две сферы применения:

1) непосредственно онлайн участие,

2) просмотр записей.

Не стоит недооценивать вторую сферу, так как она позволяет не только сэкономить время тренера на проведение вебинаров на одну и ту же тему, но и сформировать базу знаний компании. При этом важно учитывать практическую составляющую такого мероприятия. То есть, если вы планируете использовать записи, то предусмотрите каким образом участники, которые не присутствовали онлайн, смогу получить свою часть практикума, обратной связи и возможность задать вопросы или обсудить тему в группе и с тренером.

И сразу коснемся проблемных мест вебинаров, которые зачастую формируют некорректное восприятие данного инструмента.

 1. Неопытность спикера или непонимание особенностей проведения обучения в формате вебинара, что особенно отражается на стиле преподавания и учебных раздаточных материалах. Бывают случаи, когда спикер просто вещает однообразным текстом 2-х часовую лекцию без презентации либо с переполненными неудобными для восприятия слайдами.
2. Технические сложности при проведении вебинаров: плохое качество звука/видео, нестабильная работа веб-комнаты, невозможность подключиться к мероприятию, задать вопрос службе поддержки и получить оперативный ответ, перегрузка корпоративных сетей и так далее.
3. Знакомство с вебинарами начинается с просмотра некачественных записей. Например, когда сложно разобрать речь спикера, не получается увидеть демонстрацию рабочего стола, не хватает необходимых настроек браузера типа flash player и т.д.
4. Отсутствие практики и интерактива во время проведения обучения в веб-комнате. Представьте, что вы участвуете в вебинаре на такую сложную тему как “Настройка цифрового фотоаппарата для съемки в ручном режиме”, и у вас нет возможности задать вопрос, получить ответ и отработать этот навыка на практике.
5. Быстрое внедрение вебинаров как обязательного элемента программы обучения сотрудников без соответствующих инструкций и PR поддержки. Это, несомненно, вызывает сопротивление. Множество случаев, когда компании пытаются внедрить вебинары, но это оказывается неудачным опытом. А все потому что тренеры не понимают, как проводить обучение в веб-комнате, а участники отказываются посещать подобные мероприятия либо имеют проблемы с подключением или наличием необходимого оборудования типа наушников или гарнитуры. Обратите внимание на вышеописанные ситуации. Именно они могли стать причиной вашего непонимания эффективности вебинаров. Возможно, какой-либо из этих случаев мешает топ-менеджеру компании согласовать проект внедрения данного e-learning инструмента. Когда возникает негативное отношение к вебинарам, следует прояснить его причину и еще раз вернуться к основным преимуществам и правильному поэтапному освоению обучения в веб-формате. Важно также понимать, для каких тем подходит вебинар, какой функционал необходим для организации взаимодействия тренера и учеников, какое сопровождение требуется участникам после проведения обучения в дистанционном формате.

Иногда именно с вебинаров в компании начинается внедрение e-learning, а не с привычной LMS или электронных курсов. Это особенно характерно для компаний, в которых существует длительная практика постоянного профессионального обучения своих сотрудников в очном формате. Поэтому, для тех, кто планирует использовать вебинары как альтернативу тренингам или уже начал делать первые шаги и нуждается в информационной подпитке и моральной поддержке, можно дать несколько простых рекомендаций.

1. Усвойте особенности вебинара как инструмента для организации e-learning:

- формат проведения такого обучения близкий по стилю к уже знакомому тренингу,

- это все-таки обучение именно в группе, а не один на один с электронным курсов, поэтому для некоторых участников взаимодействие в группе будет более привычным и удобным,

- вебинары можно внедрять постепенно, вначале используя их как дополнение к очным формам,

- для того, чтобы начать проводить вебинары, нужно лишь хорошие каналы связи и оплата аренды вебинарной платформы, а так как нет необходимости в покупке и установке каких-либо ИТ-систем, то это возможность быстрого внедрения e-learning.

- функционал возможностей платформы для проведения вебинаров достаточно широк и при грамотном использовании обеспечит хорошую интерактивность обучения (вещание спикера с веб-камерой, использование презентаций, проведение демонстрации экрана, трансляция видео, групповая работа на общей доске, в чате, проведение опросов и тестов, запись мероприятия, выгрузка информации из чата, выгрузка данных опросов, отслеживание активности участников и так далее)

2. Используйте вебинары для подходящих целей и тем обучения:

- обучение новичков, сопровождение процесса адаптации,

- до и после-тренинговое сопровождение обучения опытных сотрудников,

- как самостоятельный элемент обучения (проведение вебинара + просмотр записи),

- организация обмена опытом, трансляция опыта экспертов с возможностью задать вопрос,

- информирование о новых продуктах, услугах, нововведениях в компании,

- проведение совещаний, мозговых штурмов, мотивационных мероприятий.

3. Выбирая платформу для проведения вебинаров, обратите внимание на такие факторы:

- функционал (в зависимости о того, какие ожидания вы возлагаете на инструмент, обязательно тестируйте на демо-версии),

- юзабилити интерфейса (удобно ли использовать имеющийся функционал для спикера и для участников),

- профессионализм проектного менеджера (понимает ли представитель провайдера ваши потребности и отвечает ли на ваши вопросы),

- качество техподдержки (в каком формате, в какое время, всегда онлайн или ответа нужно ждать по e-mail в течение установленного времени),

- и, конечно, ценовая политика.

4. Осознавайте основные сложности, которые могут возникнуть при использовании вебинаров:

- отсутствие зрительного контакта спикера с участниками и как следствие сложности с получением мгновенной обратной связи,

- отсутствие у спикера технической подготовки и навыков работы с группой онлайн,

- отсутствие у участников навыков обучения в формате вебинаров (частично это технические моменты, но в большей степени это трудность длительной концентрации внимания).

Стоит отметить, что с точки зрения спикера большинство сложностей уходит вместе с приобретением опыта вещания в формате вебинара. Для опытных ведущих такой инструмент не доставляет какого-либо неудобства и при этом дает массу возможностей для организации интересной подачи материала. Не смотря на схожесть с очным тренингом, опытному тренеру также понадобится небольшой "апгрейд" своих навыков.

5. Для того, чтобы стать успешным спикером вебинаров, необходимо:

- проводить тщательную подготовку. Это включает такие моменты, как создание качественной презентации, репетиция текста, поиск удобного места проведения, подготовка воды и других нужных вещей, постановка телефона в беззвучный режим и предварительная проверка фукнционала веб-класса.

- помнить о кратковременных фокусировках внимания участников и периодически обязательно что-то менять (слайды, теория - практика, текст-видео). Рекомендованная декораций/спикера/задания происходит каждые 5-10 минут с учетом особенности клипового мышления и быстрого переключения внимания современного человека

- давать участникам задания, опросы, задавать вопросы в чат, оценивать результаты посещенного вебинара, так как это "включает" участников в процесс обучения и позволяет им более серьезно отнестись к вебинару,

- обязательно анонсировать содержание обучения, а также подводить промежуточные (по темам) и общие итоги во время вебинара,

- передавать участникам вебинара не только знания, но и свою энергию. Например, иногда можно проводить вебинар стоя, жестикулировать, при этом не обязательно использовать камеру, или же наоборот призвать на помощь свою мимику и эмоции и усиливать ими тематику обучения, общаясь через веб-камеру. Если вам нужен отдых - выпейте воды, а участникам дайте задание на время вышей 2-3 х минутной передышки,

- проводить анализ своих вебинаров, слушать свой голос в записи, отслеживать ошибки, видеть пути развития своих навыков как спикера,

- использовать свои "фишки", например, включать для проверки связи перед вебинаром определенную музыку, готовить для участников неожиданные задания, иногда просто чтобы поддержать интерактив и переключить внимание.

6. Учитывать общие рекомендации по проведению вебинаров:

- оптимальное время проведения вебинара - 1,5-2 часа,

- оптимальная группа участников вебинара - до 20 человек,

- по возможности возьмите помощника для проведения вебинара (оптимальная команда это тренер + модератор, который следит за чатом),

- для того, чтобы управлять участниками, которые флудят и троллят в чате, напомните о правилах взаимодействия перед началом вебинара,

- загружайте презентацию в pdf-формате, тогда она будет выглядеть именно так, как вы рассчитываете,

- обязательно перед началом обучения проверьте, что все участники видят презентацию и слышат спикера,

- отключение видео-канала спикера может стабилизировать работу вебинарной комнаты в случае технических сбоев или слабых каналов связи.

7. Почитайте книгу "Взрыв обучения. Девять правил эффективного виртуального класса" (The Learning Explosion: 9 Rules to Ignite Your Virtual Classrooms). В ней вы найдете массу советов и детальных рекомендаций по проведению вебинаров:

- с помощью вебинара преподаватель может передать не только информацию, но и эмоциональный посыл участникам, а значит новая тема имеет больше шансов на запоминание,

- используйте два главных принципа обучения: будьте кратки и сразу демонстрируйте, как можно применять изученный материал,

- каждый из участников вебинара может стать создателем фрагментов знаний, поэтому подталкивайте их к совместной работе над общим проектом,

- переходя к вебинарам от треннигов, уменьшите общее количество подаваемого материала и разбейте его на небольшие разделы или подтемы,

- в течение одного вебинара представляйте не более 3-4 ключевых идей по новой теме,

- преодолевайте предубеждения и сопротивления, которые всегда возникают при использовании чего-то нового (ваши тренеры могут противиться новому инструменту, а участники попросту могут не иметь навыков обучения в таком формате, помогите им),

- вовлекайте в процесс обучения согласно модели виртуальной вовлеченности: вербально, визуально и кинестетически,

- предупредите участников о том, что будете ждать от них отклика и выдержите паузу перед ответом на первый вопрос,

- обращайтесь к участникам вебинара по имени,

- запрашивайте комментарии, задавайте открытые вопросы, давайте обратную связь и создавайте ролевые игры - вовлекайте в обучение,

- рассказывайте те истории, которые ученики смогут визуализировать сами, исходя из имеющегося опыта и знаний,

- покажите участникам виртуального класса «дорожную карту» - план обучения,

- спрашивайте у учеников отчеты о проделанной работе в виртуальном классе,

- используйте анкеты обратной связи на 2-5 вопросов. Благодарите за комментарии, анализируйте регулярно результаты.

И, напоследок, помните о правиле личной практики: экспертом можно стать в чем угодно за 10000 часов. Проведение вебинаров может быть очень простым процессом, и чем больше вебинаро-часов вы провели, тем свободнее вы будете себя чувствовать в веб-комнате. Многие "шероховатости" уходят именно с опытом и количеством мероприятий. Во временем у вас появится "чек-лист" проверки готовности к вебинару, собственные"фишки" и свой стиль проведения.

Может быть и другой путь перехода к e-learning, когда вы начинаете с LMS и постепенно или сразу внедряете вебинары. Во многом выбор пути перехода будет зависеть от потребности в обучении и стратегии развития компании. Если в компании есть несколько категорий массовых профессий сотрудников и необходимость обучения стандартизированным процедурам с последующей сертификацией, то разумно начать с LMS (курсы, тесты). Если основной акцент в обучении был на тренингах, есть необходимость в групповых обсуждениях, мозговых штурмах, совещаниях и нужен контакт с тренером для возможности задать вопрос и тут же получить ответ, то оптимально начать с вебинаров.

Итоги. Вебинары могут стать полноценной альтернативой аудиторных тренингов. Для того, чтобы эффективно использовать этот e-learning-инструмент, важно понимать особенности данного формата и уметь использовать все возможности современных платформ для проведения веб-занятий. Для того, чтобы внедрение вебинаров не стало шоком для бывших тренеров и их участников, которые привыкли к тренинговому обучению, необходимо пояснить, как использовать новый инструмент и продемонстрировать положительные примеры такого инструмента. Не забывайте, что участники вебинаров нуждаются в такой же обратной связи, как и в случае проведения тренингов. Дополнительным преимуществом вебинаров как e-learning-инструмента является отсутствие необходимости покупать некое программное обеспечение или сервера как в случае с LMS и электронными курсами. И не забывайте о возможностях использования записей веб-занятий и формировании базы знаний компании.

Подготовлено для eTutorium