Может ли электронный курс или LMS заменить преподавателя?
Опираясь на свой опыт работы в онлайн-обучении в двух банках и на кейсы украинских и российских e-learning проектов, которые анализировала, вижу типичную проблему: в корпоративном обучении не хватает преподавателей. Возможно, в вашей компании все по-другому, и это замечательно. Для тех же, кто имеет подобную проблему, я хочу рассказать о моих методах построения траекторий обучения с минимальным привлечением преподавателя. В нашем случае, эксперта.Когда экономия на онлайн-обучении неэффективна?
Онлайн-обучение для многих - это способ сэкономить. Допустим, в компании было 8 тренеров на 1000 менеджеров по продажам, работающих в различных регионах. Регулярно проводились тренинги, а это значит: печать раздаточных материалов, аренда аудитории, командировочные расходы и отрыв от специалистов от работы. Благодаря внедрению e-learning компания рассчитывает с помощью 1-2 специалистов учить не только менеджеров по продажам, но и всех сотрудников, в LMS.
Казалось бы, что сложного: взять материалы тренингов, перенести их в электронный формат, разработать тесты и автоматически назначить. И все, обучение состоялось. Целевую аудиторию расширили, время на обучение сократили, количество специалистов в отделе обучения уменьшили. Но все не так просто. Так в компании создается электронная библиотека с перечнем контента и датами, до которых его нужно изучить. И при этом, исчезает тренер - человек, который управлял процессом обучения в аудитории, отвечал на вопросы, а при необходимости, прямо во время тренинга вносил изменения в программу.
Каких ресурсов не хватает для управления корпоративным онлайн-обучением?
Недавно я писала о том, что универсальный специалист - это утопия. Не может человек качественно работать со списком разнопрофильных задач: создание и обновление контента, составление и назначение программ обучения, отслеживание результатов обучения и поддержка пользователей. При этом, из списка совершенно выпадает такой момент, как управление процессом обучения. Кто теперь это должен делать, когда убрали тренера?
Вспомните школу или дневную форму обучения в вузе. Можете представить, чтобы секретарь преподавателя выдал список учебников для самостоятельного изучения на дому. Вы ушли, и в течение месяца, или даже года, учились. А потом принесли заполненное тестовое задание. При этом, вы не общались ни с преподавателями, ни с другими студентами, а оставались один на один с учебным материалом.
В школе или вузе такую ситуацию представить сложно. А вот в корпоративном обучении она встречалась мне часто. И на это есть 2 причины:
- нехватка ресурсов экспертов, которые могли бы стать преподавателями,
- нехватка ресурсов e-learning специалиста, который мог бы заменить роль преподавателя функционалом электронного курса или LMS.
Кстати, в этом плане формат вебинаров воспринимается как более “живой” в отличие от самостоятельного изучения онлайн-контента. Ведь сотрудник уже не просто нажимает кнопку “далее” в курсе или тесте. Он слышит и видит преподавателя, презентацию, коллег в чате. Может что-то уточнять или следить за дискуссиями в процессе обучения.
Какие функции преподавателя может выполнять курс или LMS?
На мой взгляд, полностью заменить преподавателя сложно, потому что он передает не только знания, но и свое отношение к теме, увлечение, воодушевление. Подталкивает к углублению и дальнейшему развитию, стимулирует познавательную деятельность учеников. И, в тоже время, в курсе или LMS можно использовать функционал, который будет управлять процессом обучения по аналогии с тем, как это делает преподаватель.
Рассмотрим на примере. В компании планируется переход на электронный документооборот. Как обучить 1000 сотрудников, чтобы они смогли спустя месяц создавать стандартные для них документы в электронном виде?
Я бы предложила такую траекторию обучения:
- краткая презентация самой идеи изменений для того, чтобы подготовить сотрудников к этому новшеству (электронный курс, видео, вебинар);
- небольшие текстовые инструкции в базе знаний на учебном портале с поиском в тексте, поиском по задаче (какой документ мне нужно создать) и по профессии (какие документы создают менеджеры по продажам);
- небольшие видео-инструкции снова с поиском, но уже только в названиях,
- форум с постоянной поддержкой экспертом, который будет отвечать на вопросы и формировать из них ЧАВО (и там тоже нужен поиск).
Подобная задача касается не только получения новых знаний и навыков, но и отказа от использования привычных действий. Человеческий мозг любит шаблоны и уже проверенные методы. Тут нужно будет не только научиться делать по-другому, но и принять саму идею изменений. Поэтому важно донести до сотрудников смысл этой затеи с помощью красивого мотивационного курса, эмоционального видео-ролика или вебинара от топ-менеджера/эксперта. Понятно, что в момент, когда будет принято решение больше не подписывать ни одного бумажного документа, всем придется научиться работать по-новому. Но лучше людям заранее рассказать про смысл перемен.
Цель 2: научиться делать то, что точно понадобится в работе
Всем сотрудникам не нужно изучать полную инструкцию по электронному документообороту. В своей работе они в большинстве случаев будут сталкиваться с созданием документов, которые типичны для их профессии. Если задача нетипичная, тогда проще всего найти мини-инструкцию в тексте или видео и изучить конкретно ее.
Цель 3: найти ответы на свои вопросы, которые возникают в процессе обучения
Когда мы что-то изучаем, то допускаем ошибки и хотим получить ответы на свои вопросы. Форум, который будет поддерживать эксперт - отличное решение для такой задачи. Важно, чтобы ответы были оперативными, а наиболее часто задаваемые вопросы были выделены в базу знаний с возможностью поиска по ней. Так эксперту не нужно будет несколько раз отвечать на одни и те же вопросы, а сотрудники быстрее найдут решение своей проблемы. Для этой цели можно провести и вебинар, для которого сотрудники заранее подготовят свои вопросы.
Что касается проверки знаний
Оптимальным вариантом был бы симулятор новой системы документооборота, в котором можно потренироваться создавать различные документы. Если же такой возможности нет, то человек непосредственно при выполнении своих функций будет учиться работать в новой системе. Также периодически он будет возвращаться к базе знаний или видео-роликам для поиска инструкции по конкретному документу. Не вижу смысла проводить тестирование по такой теме, потому что его единственной целью будет показать процент сотрудников, набравших проходной балл. Умение создать конкретный документ в новой системе и будет подтверждением того, что человек научился это делать.
Чего может не хватать в этой траектории, если рассматривать быструю разработку корпоративного онлайн-контента:
- ресурса эксперта на поддержку обучения (вебинар, форум),
- ресурса разработчика на создание курса, видео и кратких видео-инструкций.
Тогда траектория может превратиться в изучение электронного курса на основе инструкции и финального тестирования для проверки того, запомнил ли сотрудник на какие кнопки нажимать. Это обучение, с которым человек остается один на один, не имея возможности получить развернутую обратную связь, ответы на свои вопросы и опыт общения в группе коллег, изучающих ту же тему.
Допустим, у меня не хватает этих ресурсов. Что можно сделать для того, чтобы сохранить траекторию обучения и сделать процесс получения новых знаний управляемым?
Можно, например, отказаться от создания видео, так как оно все же должно быть качественным, чтобы подготовить людей к изменениям. А на это нужно время, которого у нет. Вместо этого попросить одного из топ-менеджеров или эксперта, который отвечает за внедрение новой системы документооборота, провести краткий получасовой вебинар. Там нужно будет рассказать о преимуществах нововведения для сотрудников (в первую очередь) и для компании. И ответить на вопросы. В крайнем случае, можно записать короткое видео-интервью того же эксперта и разместить его в LMS. И оставить контакты того, кому можно задавать вопросы по новой системе.
Дальше - разработать электронный курс для документов, с которыми в любом случае столкнется каждый сотрудник (приказ на отпуск, перемещение на другую должность, увольнение) и руководитель (приказы по компании, прием или повышение в должности сотрудника). В таком курсе не нужна теория, только последовательность создания определенного документа и типовые ошибки. В курсе можно дать практические задания на базовое понимание новой системы:
- какой тип документа создавать в том или ином случае,
- можно ли использовать этот шаблон или нужно выбрать другой,
- какая ошибка допущена при создании документа.
Обязательно в курс нужно включить обратную связь, которая пояснит, почему выбранное решение неверное. Тоже самое - для верных решений. Иногда человек может случайно выбрать правильный ответ, не понимая почему.
Чтобы потренироваться и понять, сможет ли человек создать нужный документ, можно использовать демо-версию системы документооборота. Я бы уточнила, возможно, сам поставщик имеет такую версию. Или у нас в компании могут сделать отдельную тестовую версию системы, в которой можно безопасно отработать навыки работы в электронном документообороте. Симулятор с обратной связью в случае ошибок был бы, конечно, лучшим вариантом.
Дальше - создать форум в LMS. Допустим, эксперт по теме занят настолько, что не может отвечать на вопросы постоянно. Тогда я бы настроила уведомления о новых вопросах для эксперта и попросила бы его отвечать на наиболее критичные. Для того, чтобы перевести конкретную ветку форума в базу знаний, можно задействовать функционал LMS: с помощью “лайков” пользователей “попросить” LMS самостоятельно поднимать в топ вопросов наиболее популярные темы. Здесь в любом случае нужен будет ресурс администратора LMS для того, чтобы автоматизировать получение обратной связи. И, кроме ответов на вопросы, в форуме нужен модератор, который будет пресекать неконструктивные или не относящиеся к теме разговоры. Инструмент информирования будет полезен и для самих сотрудников, которые смогут отслеживать в форуме новые вопросы от коллег и ответы на свои вопросы.
И на этом этапе я бы уже запустила первый цикл обучения. Пока люди будут проникаться идеей перемен, изучать курс и задавать вопросы, можно создать краткие текстовые и видео-ролики по конкретным документам. Это будут и нетиповые шаблоны, которыми не все сотрудники пользуются. И типовые, к которым будут возвращаться в тот момент, когда возникнет потребность создать документ.
Что получается в итоге:
- курс выполняет роль преподавателя тем, что внутри него уже определен список критично важных документов, которые нужно изучить, есть практические задания на основе реальных ситуаций и развернутая обратная связь для объяснения и закрепления новых знаний,
- LMS выполняет роль преподавателя тем, что собирает в форуме вопросы и самостоятельно выводит их в топ типовых вопросов благодаря лайкам, а также информирует эксперта о новых записях в форуме.
Таким образом, курс и LMS освобождают эксперта от постоянного управления процессом обучения, как это происходит в школе или вузе. И, в тоже время, сотрудник четко видит свою траекторию обучения, может спросить обратную связь у эксперта, задать вопросы и получить на них ответы.
У меня был замечательный пример в банке, когда ввели новые правила для кассовых операций, основанные на нескольких нормативных документах. По этой теме был очень ответственный эксперт. Он разработал электронный курс и памятки для кассиров, а также согласился вести форум. Это был один из самых активных форумов в банке и один из ярких примеров обучения, которым управлял преподаватель. В нашем случае, эксперт по кассовым операциям.
Хотелось бы верить, что существует больше подобных примеров, когда у корпоративного эксперта есть время и желание сопровождать группу учащихся на протяжении всего процесса обучения.
Курируемый и адаптивный контент - новые способы управления траекториями обучения
Если говорить о трендах, то курируемое и адаптивное обучение - примеры того, как управлять процессом получения новых знаний с участием преподавателя и современных технологий.
Курируемое обучение
Эксперт может выстраивает траекторию обучения из корпоративных и внешних ресурсов средствами LMS или аналогичным функционалом. Курировать контент - это находить, фильтровать, систематизировать, очищать от информационного шума, предоставлять в другом виде и с другими акцентами, помогать в переосмыслении контента и добавлять ему ценности. А также выступать навигатором.
Адаптивное обучение
Эксперт или администратор LMS (LRS) разрабатывает траекторию обучения, которая адаптируется под конкретного сотрудника в процессе изучения новой информации и выполнения заданий. Это то, что позволит проанализировать уровень знаний на входе и в процессе обучения. А также предоставит тот контент, который наилучшим образом будет отвечать входным данным и промежуточным результатам выполненных упражнений. Адаптивное обучение сможет заменить еще одну функцию преподавателя. Это способность вносить изменения в запланированную программу обучения: какой-то материал убрать, добавить, пояснить, включить новое задание, провести внеплановую встречу с учебной группой или конкретным учеником.
Надеюсь, вам был полезен этот опыт, и какие-то идеи вы сможете применить в своей практике. Буду рада, если в комментариях вы поделитесь своим опытом. Расскажите, кто и как в вашей компании управляет процессом обучения сотрудников? Кто поддерживает их на пути приобретения и закрепления новых навыков? Кто отвечает на вопросы и помогает собирать лучшие практики?
